Suggerimenti per redigere una proposta progettuale di successo

Obiettivi dell'Azione Comunitaria

La domanda di candidatura proposta da una città che intende candidarsi al titolo di ECoC dovrebbe in prima istanza tenere presenti gli obiettivi propri dell'Iniziativa, sviluppando quindi un piano d'azione connotato da una visibile dimensione europea e da un'attenzione speciale per la città e i cittadini. In altre parole, il progetto dovrebbe essere in grado di mettere in debito risalto la diversità delle differenti culture europee e, al contempo, gli elementi comuni ed unificanti della cultura europea, favorendo la cooperazione internazionale nel settore culturale. Inoltre, il progetto dovrebbe essere incentrato, da un lato, sulla città stessa, incentivandone lo sviluppo sostenibile in ambito culturale, economico, sociale, e, dall'altro lato, sui cittadini, incoraggiando la partecipazione attiva di quelli locali e attirando quelli esteri.

La pianificazione delle attività prospettate deve evincersi chiaramente dalla domanda di candidatura, che non dovrebbe presentarsi come un mero elenco degli eventi che s'intende pone in essere, ma dovrebbe illustrare la ‘filosofia' complessiva del progetto, coerente con gli obiettivi e i criteri dell'Azione Comunitaria ECoC. Gli scopi degli specifici eventi e le loro connessioni con il fine globale dell'Iniziativa dovrebbero essere esposti in maniera esplicita.

La proposta progettuale

Nel momento dell'ideazione del progetto è consigliabile l'adozione di un approccio ‘dal basso verso l'alto', che raccolga l'opinione dei cittadini, della società civile e che si basi sul dialogo tra gli esperti del settore culturale e di quello socio-economico, promuovendone l'interazione al fine di realizzare un progetto che valorizzi la cultura favorendo lo sviluppo.

La proposta progettuale dovrebbe mettere in risalto le caratteristiche locali della città candidata e le relative radici culturali, per poi aprirsi all'esterno includendo anche culture differenti. Similmente, il complesso delle iniziative proposte dovrebbe presentare un equilibrio tra la storia passata, il retaggio e il patrimonio culturale e l'innovazione, la creatività e la valorizzazione delle espressioni culturali contemporanee, anche e soprattutto attraverso il coinvolgimento di artisti Europei.

Le attività dovrebbero essere in grado di avere ricadute importanti in termini di visibilità e impatto, nonché di avere la capacità di produrre risultati duraturi, che vadano anche al di là dell'anno in cui ha luogo della manifestazione ECoC.

La strategia di comunicazione rappresenta uno degli aspetti principali per la realizzazione di un progetto valido: la manifestazione deve essere promossa sia a livello locale, nella città e nella regione, sia a livello nazionale ed europeo, anche sfruttando il potenziale offerto dalle moderne tecnologie di comunicazione. Fondamentale è anche l'elaborazione di un sistema di valutazione e monitoraggio delle azioni che s'intende attuare.

Bilancio di previsione e natura delle entrate

Un secondo aspetto da tenere in considerazione è la programmazione economica del bilancio necessario per l'attuazione del progetto, che sarà dettagliatamente analizzato in fase di selezione e di monitoraggio. La disponibilità dei fondi e la possibilità di impiegare efficacemente le risorse finanziarie rappresentano condizioni imprescindibili per la corretta realizzazione del progetto e, difatti, i membri della Commissione giudicatrice valutano attentamente il prospetto delle entrate e delle uscite del bilancio di previsione. È bene tenere presente che gran parte delle spese dovranno essere sostenute l'anno precedente alla manifestazione.

Le entrate previste non dovrebbero fare eccessivo affidamento sugli introiti derivanti dai biglietti di accesso agli eventi, soprattutto se si intende raggiungere un pubblico vasto mantenendo il costo di entrata ad un prezzo contenuto o offrendo il libero accesso. Una possibilità di introiti alternativa è rappresentata dalla vendita di prodotti di alta qualità in occasione degli eventi stessi.

È bene coinvolgere il settore pubblico nel finanziamento del progetto e assicurarsi che parte dei costi operativi del budget siano quindi coperti da fondi pubblici. È necessario inoltre assicurarsi che gli enti incaricati della programmazione e attuazione del progetto siano dotati di capacità finanziaria ed amministrativa e che siano ben connessi con la società civile, in modo da garantire l'effettiva implementazione delle attività previste e raggiungere un pubblico significativo, stimolando la partecipazione dei cittadini.

Il bilancio di previsione proposto deve essere realistico, credibile, aderente alla natura e al numero degli eventi proposti. Il processo di raccolta di impegni formali a partecipare economicamente alla realizzazione del piano di attività dovrebbe essere intrapreso sin dalle fasi iniziali della progettazione.

Rete di partenariato internazionale

La rete di partner internazionali dovrebbe essere selezionata con particolare attenzione, soprattutto in vista del raggiungimento dell'obiettivo dell'Azione ECoC "Dimensione Europea". La collaborazione con partner da paesi europei differenti da quello che ospita la manifestazione è infatti necessaria per la promozione dell'evento all'estero come pure per assicurare la debita messa in luce della diversità delle culture europee e al contempo l'unitarietà culturale dell'Europa. Sin dall'inizio della pianificazione della proposta progettuale, quindi, dovrebbero essere allacciati rapporti e legami con enti di altri Stati Membri, in maniera tale da pianificare azione congiunte con un debito anticipo. Nel momento in cui vengono stabilite relazioni con organismi all'estero, più che la dimensione politica dei contatti, deve essere tenuta presente la qualità del progetto, la sua buona riuscita e gli obiettivi prefissati. Una rete di partenariato ben strutturata ed efficiente rappresenta anche uno strumento importante per il raggiungimento di un pubblico vasto, internazionale, eterogeneo e garantisce dunque l'elevato impatto del progetto. Al fine di abbattere le barriere linguistiche è bene prevedere l'organizzazione degli eventi in più di una lingua, valorizzando il multilinguismo. È importante infine che i vari partner siano seriamente impegnati nel progetto, anche contribuendovi economicamente e mettendo a disposizione fondi per la sua realizzazione.